Strukturētie e-rēķini uzņēmumiem: termiņi 2025, 2026 un 2028

Ja jūs kaut kur izlasījāt, ka no 2026. gada 1. janvāra visiem Latvijas uzņēmumiem savstarpējos darījumos jāizmanto strukturētie e-rēķini — šī informācija ir novecojusi. 2025. gada jūnijā Saeima šo termiņu B2B segmentā pārcēla uz 2028. gada 1. janvāri. Taču nomierināties par agru: daļa pienākumu spēkā jau šodien, un viens jauns datu iesniegšanas pienākums sākas tieši 2026. gadā. Šeit — kas patiešām ir spēkā, kam un kad.

Kas ir strukturēts e-rēķins un ar ko tas atšķiras no PDF

Sāksim ar to, ko cilvēki visbiežāk saprot nepareizi. Strukturēts e-rēķins nav
PDF fails, ko atsūtāt e-pastā. Nav arī skenēts papīra rēķins. Tas ir mašīnlasāms datu fails —
praksē XML — kurā katrs rēķina lauks (piegādātājs, summa, PVN likme, maksājuma termiņš) atrodas
stingri noteiktā vietā, lai saņēmēja grāmatvedības programma to nolasītu automātiski, bez cilvēka,
kas pārraksta ciparus rokām.

Tieši šī atšķirība ir visa regulējuma jēga. PDF rēķinu dators “redz” kā attēlu; strukturēto —
kā datus. Latvijā izmantojamais saturs atbilst Eiropas standartam EN 16931, ko
Latvijā pārņem kā LVS EN 16931. Ja jūsu programma ģenerē PDF un jūs to nosūtāt, formāli tas
nav strukturēts e-rēķins, lai cik “elektronisks” tas šķistu.

Uzsvars uz vārdu “strukturēts” nav formalitāte. Uzņēmumi, kas domā, ka “mēs jau sen sūtām
rēķinus elektroniski”, bieži sūta tieši PDF. Tehniski tas ir elektronisks, bet nav
strukturēts, un tieši pēdējais ir tas, ko regulējums prasa. Šo atšķirību ir vērts saprast agrāk
nekā vēlāk, jo tā nosaka, vai jūsu programmatūra vispār ir gatava.

Termiņi: 2025., 2026. un pārceltais 2028. gads

Šeit ir visbūtiskākais, jo tieši ap datumiem valda apjukums. Grāmatvedības likuma grozījumi,
ko Saeima galīgajā lasījumā pieņēma 2024. gada 31. oktobrī, sākotnēji noteica divus
posmus: B2G no 2025. gada un B2B no 2026. gada. Pēc tam, 2025. gadā, valdība un Saeima B2B posmu
pārcēla uz 2028. gadu — lai maziem uzņēmumiem, pašnodarbinātajiem un biedrībām
dotu vairāk laika sagatavoties.

Kāpēc termiņu vispār pārcēla? Iemesls bija praktisks: mazākiem uzņēmumiem, pašnodarbinātajiem,
biedrībām un reliģiskajām organizācijām sākotnēji pietrūka laika tehnoloģiski sagatavoties.
Divi papildu gadi ir tieši tam — nevis lai visu atliktu, bet lai pāreja notiktu bez haosa. Kļūda
būtu šos divus gadus pavadīt, neko nedarot; tie ir domāti sagatavošanās darbam.

Ir vērts saprast arī loģiku, kāpēc valsts sektors iet pa priekšu. Budžeta iestādes ir lielākais
un vienveidīgākais rēķinu plūsmas dalībnieks; sākot no tām, valsts vispirms sakārto savu pusi un
tikai pēc tam prasa to pašu no privātā sektora. Tāpēc tieši uzņēmumi, kas jau šodien piegādā valstij,
ir bijuši pirmie, kam nācās apgūt strukturēto e-rēķinu — un tieši viņu pieredze rāda, ka pati
tehnika nav sarežģīta, ja programmatūra ir gatava.

No otras puses, termiņa pārcelšana nenozīmē, ka tas vairs “nenotiks”. Latvijas politikas virziens
un ES process (par to zemāk) rāda pretējo: e-rēķins kļūst par standartu, un jautājums ir tikai par
to, cik mierīgi vai steidzīgi katrs uzņēmums pie tā nonāks. Pārcelšana ir dāvāts laiks, ne atcelšana.

Kam un kurā darījumā tas kļūst obligāts

Pienākums attiecas uz Grāmatvedības likuma subjektiem — kapitālsabiedrībām (SIA, AS),
individuālajiem komersantiem, kā arī fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību.
Svarīgi: tas nav piesaistīts PVN statusam. Latvijas B2B segmentā ietilpst visi uzņēmumi, arī tie,
kas nav PVN maksātāji. Tāpēc doma “mēs esam par mazu, uz mums neattieksies” ir
maldīga — apgrozījuma slieksnis šeit nav noteikts.

Pretēji — ja jūsu klients ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību
(parasts patērētājs), tad Grāmatvedības likuma prasības uz šo darījumu neattiecas: uzņēmumam nav
pienākuma izsniegt patērētājam tieši strukturētu e-rēķinu. Tas ir loģiski — privātpersonai nav
grāmatvedības sistēmas, kas to nolasītu.

Praktisks piemērs. SIA, kas apkalpo gan citus uzņēmumus, gan privātpersonas, atrodas divās
pasaulēs vienlaikus: darījumos ar uzņēmumiem tai laika gaitā jāpāriet uz strukturētu e-rēķinu,
bet darījumos ar patērētājiem — nē. Ja SIA reizē piegādā preci valsts iestādei, tā jau šodien šai
iestādei rēķinu izraksta kā strukturētu e-rēķinu. Viena un tā pati sabiedrība — trīs dažādi režīmi
atkarībā no tā, kas ir otrā pusē.

Kad e-rēķins nav jānoformē

Likums paredz atkāpes. Tās jāzina, lai nepārcenstu:

• Kases čeks vai kvīts, kas reģistrēta VID — ja darījums apliecināts ar to,
  strukturēts e-rēķins nav jānoformē papildus.
• Darījumi, kas saistīti ar valsts noslēpuma objektiem.
• Darījumi ar fizisku personu, kas neveic saimniecisko darbību.

Atkāpes gan nedrīkst pārprast kā “man var arī neizrakstīt rēķinu”. Attaisnojuma dokuments par
darījumu joprojām ir vajadzīgs — jautājums ir tikai par tā formu. Ja darījumu apliecina
VID reģistrēts kases čeks, papildu strukturēts e-rēķins nav jāveido; ja tāda čeka nav un darījums
ir starp diviem uzņēmumiem, tad, iestājoties termiņam, pareizā forma ir tieši strukturēts e-rēķins.
Robeža iet caur to, kā darījums jau tiek dokumentēts, nevis pēc uzņēmuma vēlmes.

Kā e-rēķinu nosūta: kanāli un standarts

Nosūtīšanai paredzēti vairāki kanāli — cita starpā valsts pārvaldes e-adrese platformā
latvija.lv, kā arī sadarbspējīgi tīkli (piemēram, PEPPOL) un tiešā sistēmu
integrācija. Saturam jāatbilst EN 16931; tehniski tas ir XML fails ar noteiktu struktūru.

1. Sagatavo — grāmatvedības vai rēķinu programma ģenerē XML atbilstoši EN 16931.
2. Nosūta — pa izvēlēto kanālu (e-adrese, PEPPOL vai integrācija).
3. Saņem un iegrāmato — saņēmēja sistēma nolasa datus automātiski.

Ja jūsu programmatūra vēl neprot ģenerēt EN 16931 XML, tieši tas ir jautājums, ko uzdot savam
programmatūras piegādātājam pirmo. Lielākā daļa Latvijas grāmatvedības risinājumu šo funkciju jau
ievieš vai ir ieviesuši.

Kanāla izvēle nav tikai tehnisks jautājums — tā ietekmē ikdienu. Mazam uzņēmumam ar dažiem
rēķiniem mēnesī var pietikt ar valsts e-adresi platformā latvija.lv, kas neprasa atsevišķu
programmatūru. Uzņēmumam ar simtiem rēķinu manuāla augšupielāde būs mokošs process; tam vairāk der
tieša integrācija starp grāmatvedības sistēmu un tīklu, kas rēķinus nosūta un saņem automātiski.
Vidusceļš ir pieslēgšanās PEPPOL tīklam caur pakalpojumu sniedzēju, kas darbojas kā “pasts” starp
sistēmām. Izvēle jāizdara pēc rēķinu apjoma, nevis pēc tā, kas šķiet lētākais uzreiz.

Datu iesniegšana VID no 2026. gada

Šī ir tā daļa, kas patiešām sākas 2026. gadā, tāpēc neattiecas “viss pārcelts uz 2028”.
Uzņēmumiem, kuri e-rēķinus lieto darījumos ar budžeta iestādēm (B2G), no 2026. gada
1. janvāra strukturēto e-rēķinu dati jāiesniedz Valsts ieņēmumu dienestā. VID elektroniskās
deklarēšanas sistēmā (EDS) būs iespējams augšupielādēt tieši XML formāta e-rēķina datni.

Šī detaļa ir tā, kuru pārskati vislabprātāk “saīsina” līdz vienkāršotam apgalvojumam, ka “viss
pārcelts uz 2028”. Realitāte ir precīzāka: pārcelts ir B2B posms, taču VID datu iesniegšana
tiem, kas jau strādā ar valsts iestādēm, sākas 2026. gadā, kā plānots. Tāpēc, ja jums ir līgumi ar
pašvaldībām, ministrijām vai citām budžeta iestādēm, 2026. gads jums nav “brīvgads” — tas ir gads,
kad jāpārliecinās, ka dati uz EDS aizplūst pareizi.

Ko izdarīt jau tagad

1. Noskaidro programmatūras gatavību — vai tā ģenerē un pieņem EN 16931 XML.
2. Sakārto datus par darījuma partneriem — reģistrācijas numuri, e-adreses, PEPPOL ID.
3. Izlem par kanālu — e-adrese latvija.lv mazākiem, integrācija/PEPPOL lielākiem.
4. Apmāci grāmatvedību — kā izrakstīt, kā saņemt, kā rīkoties ar atteikumu.
5. Pārskati līgumus — vai tajos nav rakstīts “rēķins PDF formātā”, kas nākotnē būs jāmaina.

Šis saraksts izskatās vienkāršs, bet tieši pirmais punkts izšķir visu. Ja programmatūra jau prot
EN 16931, pārējais ir organizatorisks darbs, ko var izdarīt nedēļu laikā. Ja neprot — jums vajag
laiku, lai to nomainītu vai papildinātu, un tieši tāpēc atlikt visu uz 2027. gada beigām ir slikta
doma. Sagatavošanās nemaksā gandrīz neko, kad to dara mierīgi; steiga pēdējā mēnesī maksā gan naudu,
gan nervus.

Atsevišķi pievērsiet uzmanību partneru datiem. Strukturēts e-rēķins nonāk pie adresāta tikai tad,
ja pareizi norādīts saņēmēja identifikators — reģistrācijas numurs, e-adrese vai PEPPOL ID. “Nezināma
adresāta” kļūdas ir visbiežākais iemesls, kāpēc pareizi noformēts rēķins tomēr nenonāk galamērķī.
Sakārtot partneru sarakstu ir tikpat svarīgi kā sagatavot pašu programmatūru.

Kļūdas, strīdi un atbildība

Rēķins ir attaisnojuma dokuments. Ja tas nav noformēts atbilstoši, seku loks ir plašāks nekā
šķiet: apgrūtināta PVN priekšnodokļa atskaitīšana, iebildumi no darījuma partnera, jautājumi
nodokļu administrācijas pārbaudē. Strukturētā formāta neievērošana termiņā, kad tas kļūst obligāts,
ir Grāmatvedības likuma prasību neievērošana ar attiecīgu administratīvo seku risku.

Praksē lielākie strīdi būs nevis par sodiem, bet par naudu starp pusēm: viens
uzņēmums atsakās maksāt, jo rēķins “nav pareizā formātā”; otrs uzstāj, ka piegāde notikusi.
Tāpēc līgumā ir vērts skaidri norunāt pieņemamo rēķina formātu, nosūtīšanas kanālu un rīcību, ja
rēķins tiek noraidīts tehnisku iemeslu dēļ.

Uzskatāms scenārijs. Piegādātājs nosūta strukturētu e-rēķinu, bet saņēmēja sistēma to noraida
tehniska iemesla dēļ — trūkst kāda obligāta lauka. Ja līgumā nav norunāts, kurš par to atbild un
vai maksājuma termiņš tikmēr apstājas, rodas strīds: piegādātājs uzskata, ka rēķins nosūtīts laikā,
saņēmējs — ka derīga rēķina nav. Šādi strīdi risinās ātri, ja formāta un noraidījuma jautājums
līgumā ir atrunāts iepriekš, un ievelkas, ja nav.

Vēl viens klusais risks ir PVN priekšnodoklis. Ja rēķina forma neatbilst prasībām, saņēmējam var
rasties problēmas ar priekšnodokļa atskaitīšanu — un tas ir tiešs finanšu zaudējums, ne tikai
formāla piezīme. Tieši tāpēc rēķina pareizība ir abu pušu, ne tikai izrakstītāja, interesēs.

ES konteksts: kāpēc tas nepazudīs

Latvijas solis nav vienpusējs kaprīzs. B2G e-rēķini izriet no ES Direktīvas 2014/55/ES par
elektroniskajiem rēķiniem publiskajos iepirkumos — tāpēc tieši valsts sektors bija pirmais. Plašāka
aina ir vēl nozīmīgāka: Eiropas Savienībā virzās iniciatīva par PVN digitālajā laikmetā (angliski
zināma kā ViDA — VAT in the Digital Age), kas pakāpeniski ievieš digitālu ziņošanu un
e-rēķinus pārrobežu darījumos nākamajos gados.

Praktiskā secība tāda: pat ja jums šķiet, ka 2028. gads ir tālu, virziens ir nemainīgs — e-rēķins
kļūst par jauno normu visā ES, ne tikai Latvijā. Uzņēmumi, kas jau tagad pāriet uz strukturētiem
datiem, iegūst nevis papildu slogu, bet priekšrocību: to grāmatvedība ir sagatavota nākamajam
solim, kamēr konkurenti to darīs steigā pēdējā brīdī.

Tāpēc racionālākā stratēģija nav gaidīt likuma spaidu. Ja jūsu programmatūra jau prot EN 16931
XML, sāciet lietot e-rēķinus brīvprātīgi ar tiem partneriem, kas ir gatavi. Tā jūs pārbaudāt procesu
mierīgā tempā, atklājat kļūdas, kamēr tās maksā maz, un ienākat 2028. gadā bez panikas.

Kopsavilkumā: e-rēķins nav vienreizējs birokrātisks slogs, ko pārdzīvot un aizmirst, bet virziens,
kas nāk no ES un paliks. Uzņēmums, kas to uztver kā procesa uzlabojumu, nevis kā sodu, no tā pat
iegūst — ātrākus norēķinus, mazāk kļūdu un tīrāku grāmatvedību. Tas ir reti gadījums, kad likuma
prasība un uzņēmuma paša interese sakrīt.

Biežāk uzdotie jautājumi

Secinājums

Vislielākā kļūda šeit nav tehniska — tā ir informatīva. Uzņēmumi sagatavojas nepareizajam
datumam: vai nu steidzas 2026. gada dēļ, kad B2B jau pārcelts, vai atslābst “līdz 2028” un aizmirst,
ka B2G un VID datu pienākumi jau ir spēkā. Pareizā domāšana ir sadalīt sevi pa segmentiem: ar ko jūs
tieši norēķināties. Tas, nevis kalendāra gads, nosaka jūsu pienākumu šodien.